Unternehmensführung (Subject) / Betriebsorganisation - Aufbauorganisation (Lesson)

Betriebsorganisation - Aufbauorganisation

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• Aufbauorganisation: Gegenstand Gegenstand der Aufbauorganisation ist die Regelung von Hierarchien und Funktionen. Im Besonderen: Aufgaben nach Zuständigkeitsbereichen Entscheidungs- und Anweisungsbefugnisse Über- und Unterstellung Zusammenarbeit, Vertretung (In der Aufbauorganisation geht es um die Frage "Wer übernimmt welche Aufgabe?", im Gegensatz zur Ablauforganisation "Wie wird die Aufgabe erfüllt?" (Regelung der Prozesse.))
• Aufbauorganisation: Anforderungen an die Organisation (des Betriebes) zweckmäßig (ergebnisorientiert) wirtschaftlich (sparsam) übersichtlich (knapp und präzise) dauerhaft (verläßlich, länger gültig) flexibel (anpassungsfähig) Grundlage für die Organisation des Aufbaus: Bildung von Stellen mit Hilfe der Aufgabenanalyse.
• Aufgabenanalyse Die Aufgabenanalyse ermittelt alle tatsächlich ausgeübten bzw. erforderlichen Tätigkeiten. Dabei erfaßt sie zu jeder Tätigkeit eine Reihe von Merkmalen, die für die Zuordnung der Tätigkeiten zu Stellen wichtig sein könnten. Merkmale: Objekt (auf welche Produkt- oder Kundengruppe bezieht sich die Tätigkeit) Hilfsmittel (was ist zur Ausführung der Tätigkeit erforderlich) Ort (wo ist die Tätigkeit auszuüben) Rang (Stellung in der Hierarchie)
• Informationsbeschaffung Zur Feststellung des Ist-Zustandes bei den Mitarbeitern können (entsprechen den Methoden in der Primärforschung) eingesetzt werden: Fragebogen: leicht durchführbar, geringer Zeitbedarf für Durchführung, Rücklauf muß kontrolliert werden, Gefahr von Mißverständnissen der Fragen, Situation bei Beantwortung der Fragen unbekannnt. --> Offene Fragen = Antworten frei möglich, geschlossene Fragen = Antwortmöglichkeiten vorgegeben und anzukreuzen. Interview: Erläuterung von Fragestellung möglich, direkter Rücklauf, Beeinflussung durch Interviewer, zeitaufwendig.
• Aufgabensynthese Aufgabensynthese ist die Zusammenfassung von Teilaufgaben nach den bei der Analyse festgestellten Merkmalen zu Stellen als kleinster organisatorischer Einheit eines Unternehmens. Orientierung des Umfangs der Aufgaben an dem, was ein durchschnittlicher Stelleninhaber zu leisten vermag. Die Stellenbildung sollte prinzipiell sachbezogen erfolgen. Eine personenbezogene Organisation stellt ab auf die speziellen Möglichkeiten einer bestimmten Person.
• Stellen: Kompetenzen Ausführungskompetenz Verfügungskompetenz Antragskompetenz Entscheidungskompetenz Anordungs (= Weisungs-) kompetenz Mitsprachekompetenz Stellvertretungskompetenz
• Stellenarten und Kontrollspanne ausführende Stellen (Stellen ohne Leitungsbefugnisse, z. B. Sachbearbeiter) Instanzen (=Leitungsstellen, sind übergeordnete Stellen mit Entscheidungs- und Weisungskompetenz) Stabstellen und Assistenten (Hilfsstellen der Instanz und nicht weisungsberechtigt) Kontrollspanne ist die Anzahl der nachgeordneten Stellen, die von einer Instanz angeleitet und geführt werden kann. (Leitungskapazität)
• Zentralisierung - Dezentralisierung Zentralisierung: Zusammenfassung von Aufgaben nach Tätigkeit oder Objekt oder erforderlicher Entscheidungsgewalt. Dezentralisierung: Aufteilung gleichartiger Teilaufgaben auf unterschiedliche Aufgabenträger. Zentralisierung Vorteile: Höhere Spezialisierung, Rationalisierungspotential, besserer Überblick der Geschäftsführung, einheitliche Entscheidungen, klarer Entscheidungsprozeß. Nachteile: Geringere Flexibilität, größerer Zeitbedarf, höherer Kommunikationsaufwand, geringere Detailkenntnisse, Demotivation dezentraler Entscheidungsträger. (Zentralisierung einer Aufgabe zieht die Dezentralisierung einer anderen Aufgabe nach sich.  Beispiel: Ein Unternehmen, das vier verschiedene Produkte herstellt, entscheidet sich dafür, jeden Produktbereich eigenverantwortlich mit allen Tätigkeiten zu betrauen, die die Erstellung des entsprechenden Produkts mit sich bringt. Das ist eine Zentralisierung nach dem Objekt (Produkt). Damit würde z. B. die zentrale Einkaufsabteilung überflüssig werden, weil die Verrichtung 'Einkaufen' dezentralisiert wurde und damit in jedem Produktbereich einmal vorhanden ist.)
• Stellenbeschreibung Gliederung und Inhalt der Stellenbeschreibung sind nicht genormt. Enthalten sollte sie: Stellenbezeichnung Ziel als allgemeine Handlungsanweisung Grundlegende Aufgabenstellungen Über- und Unterstellung Entscheidungsbefugnisse Gegenseitige Stellvertretungen Kooperationspflichten Anforderungen an Stelleninhaber Beigefügt oder integriert werden können z. B. ein Organigramm des Unternehmens oder Merkmale der für diese Stelle gültige Tarifgruppe. Zweck bzw. Vorteil von Stellenbeschreibungen kann sein: Grundlage für Eingruppierungen, Vermeidungs sowohl von Kompetenzüberschreitung als auch Drückebergerei, Transparenz der Zuständigkeiten, Grundlage für Personalbeurteilung, Basis für Personalentwicklung.
• Organisationsformen (= Leitungssysteme) Ein Leitungssystem beschreibt die Weisungsbeziehungen der übergeordneten zu den untergeordneten Stellen (sowie die Berichtswege der untergeordneten zu den übergeordneten Stellen). funktionale Gliederung (nach Funktionsbereichen = Tätigkeitsbereiche) objektbezogene Gliederung (nach Gleichartigkeit der Objekte = Kundengruppen, Produktgruppen, Regionen) Traditionelle Organisationsformen: Einliniensystem, Mehrliniensystem Moderne Organisationsformen: Stab-Linien-System, Spartenorganisation, Matrixorganisation
• Liniensysteme: Einliniensystem Für jede Stelle gibt es nur einen disziplinarischen und fachlichen Vorgesetzten ("Einheitlichkeit der Unterstellung") Vorteile: Klare Weisungsbefugnisse und Zuständigkeiten, Transparenz für Mitarbeiter Nachteile: Bei vielen Stufen Schwerfälligkeit, Informationsverlust durch lange Kommunikationswege, Problem der "Kontrollspanne" für obere Stufen
• Liniensysteme: Stabliniensystem Integration von Stellen mit besonderer Fachkompetenz, Zuordnung dieser Stellen als 'Stab' zu Führungsstellen mit beratender und unterstützender Aufgabe. Vorteile: Entlastung oberer Instanzen, bessere Fundierung von Entscheidungen Nachteile: unklare Kompetenzverteilung zwischen Stab und Linie, inoffizielle Macht der Experten, Interessenkollisionen zwischen Linie und Stab, zusätzliche Kosten Es gelten ebenfalls die Vor- und Nachteile des Ein-Linien-Systems.
• Liniensysteme: Mehrliniensystem Anweisungen durch jeweils sachlich zuständige Stelle. (Jedem Mitarbeiter sind mehrere Vorgesetzte zugeordnet, die nur in ihrem Fachgebiet über Weisungskompentenz verfügen. Für den realen Einsatz eher ungeeignet.) Vorteile: Wegfall bzw. Kürzung des Instanzenweges, kompetentere Entscheidungen, schnellerer Informationsfluß Nachteile: Gefahr von Kompetenzüberschneidungen, Interessenkonflikte zwischen beteiligten Führungskräften, Überforderung der mehrfach unterstellten Mitarbeiter, Loyalitätskonflikte
• Liniensysteme: Spartenorganisation Gliederung des Unternehmens nach Objekten (Produktgruppen, Kundengruppen, Märkten) in wirtschaftlich weitgehend selbständige Geschäftsbereiche (Sparten, divisions), wobei meist einige funktionale Zentralbereiche (EDV, Einkauf) erhalten bleiben oder mit ihren Dienstleistungen als selbständig agierende Einheiten geführt werden, die ihre Leistungen an die anderen Sparten verrechnen.
• Liniensysteme: Matrixorganisation Gleichzeitige Strukturierung des Unternehmens nach funktionaler Gliederung und nach Objekten. Meist disziplinarische Zuordnung in der frunktionalen Linie, fachliche Zuordnung (auch) nach Objekt. (z. B. Produktmanager als objektbezogene Ebene vorgeschaltet quer zu einer Verrichtungsebene) Vorteile: Flexibilität, kompetentere Entscheidungen, größere Markt- und Kundennähe Nachteile: Gefahr von Kompetenzüberschneidungen, Interessenkonflikte zwischen beteiligten Führungskräften, Überforderung der mehrfach unterstellten Mitarbeiter, Loyalitätskonflikte
• Cost Center / Profit Center Cost Center: Geschäftsbereich oder Unternehmenseinheit mit eigener Kostenverantwortung Profit Center: zusätzlich mit eigener Ergebnisverantwortung; bedeutet hohes Maß an Selbständigkeit bzw. setzt diese voraus.
• Organisationsentwicklung (change-management) Frühzeitige Information und Einbeziehung der Mitarbeiter. Vorteile: höhere Akzeptanz, Nutzen der Erfahrung und Detailkenntnisse der Mitarbeiter, frühzeitige Umstellung Nachteile: Zeitaufwand, Überforderung

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